The Outdoor Event Backup Plan People Forget

La mayoría de los eventos al aire libre tienen un plan de respaldo climático. El problema es que la mayoría de los planes de respaldo son vagos: "nos mudaremos adentro si llueve". Cuando llueve, dentro hay un lío de cables de extensión, invitados desinformados y alguien haciendo llamadas que deberían haber hecho ayer.

La copia de seguridad que funciona es la que creó antes de que la necesitara.

Nombra el punto de decisión antes del día.

Lo más útil que puede hacer al planificar un evento al aire libre es establecer un disparador específico para activar el plan de respaldo. No "si llueve", sino "si el pronóstico muestra más del 50% de probabilidad de lluvia después del mediodía, lo anunciaremos a las 10 a.m." o "si la temperatura alcanza los 100°F al mediodía, trasladamos la comida al interior".

Un desencadenante con nombre elimina el momento de vacilación cuando el clima es límite. Ya lo decidiste. Todo el mundo ya lo sabe. El plan de respaldo se ejecuta y nadie tiene que tener la incómoda conversación sobre si ya es lo suficientemente malo.

El respaldo que la mayoría de la gente olvida: el plan de comunicación

Cuando el clima obliga a un cambio, el cuello de botella generalmente no es la logística, sino hacer correr la voz a las personas adecuadas con la suficiente rapidez. ¿Quién contacta a los huéspedes? ¿Por mensaje de texto, correo electrónico o la página del evento? ¿Quién tiene la lista completa de invitados? ¿Hay un chat grupal o vas uno por uno a través de los contactos?

Resuelve esto antes del día. Sepa quién es el responsable de enviar el mensaje y qué dice. Un mensaje breve y claro enviado una hora antes es mucho mejor que uno estresado e incompleto enviado 15 minutos antes de la llegada.

Respaldo interior que realmente funciona

Se debe confirmar una ubicación de respaldo interior antes del evento, no asumirla. La sala de estar de un vecino, un centro comunitario, un pabellón cubierto cercano: cualquiera que sea el espacio debe saber que es el respaldo y aceptar estar disponible ese día.

"Simplemente entraremos" falla cuando la casa no puede acomodar a todos cómodamente, cuando no hay sistema de sonido o energía para los parlantes, cuando la configuración de la comida no se traslada de las mesas al aire libre al espacio interior del mostrador. Recorra mentalmente la versión interior al menos una vez antes del evento.

La ventana meteorológica no suele ser lo que crees

Las tormentas de las tardes de verano en muchas partes del país son muy predecibles en su momento. Si estás en Florida en julio, tu ventana al aire libre es antes de las 3 p.m. Si se encuentra en el oeste montañoso, las tormentas eléctricas de la tarde tienden a ocurrir entre la 1 y las 4 p.m. a finales del verano. El pronóstico para la fecha de su evento es importante, pero conocer su patrón regional le indica dónde crear la reserva.

Consulta la previsión horaria la noche anterior y la mañana del. El pronóstico del día siguiente le brinda una base; la actualización de la mañana le informa si las condiciones han cambiado.

Tormentas específicamente

Los rayos ponen fin a los eventos al aire libre de inmediato, punto. Nadie debería estar parado en un campo abierto o debajo de un árbol grande si se pueden escuchar truenos. "Esperar y ver" durante los rayos es una mala estrategia. Su plan de respaldo para el riesgo de tormentas eléctricas debe asumir que el movimiento ocurrirá más rápido de lo que se considera necesario, porque cuando se siente obviamente necesario, ya ha esperado demasiado.

Un pabellón cubierto o una tienda de campaña con lados abiertos ofrece protección limitada contra la lluvia impulsada por el viento, pero no ofrece protección contra los rayos. La ubicación interior debe ser accesible, no sólo teóricamente disponible.

Cree la copia de seguridad como un plan paralelo, no como una ocurrencia tardía

Si su evento al aire libre tiene comida, un plan de respaldo que funcione tiene un espacio interior específico, un método de comunicación, un desencadenante con el que se comprometió de antemano y al menos una persona que se encargue de la logística cuando se produzca el cambio. Eso es todo. Una hora de planificación antes del evento ahorra tres horas de caos el día del mismo.

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