The Outdoor Event Backup Plan People Forget

La plupart des événements en plein air disposent d’un plan de secours météo. Le problème est que la plupart des plans de secours sont vagues : « nous rentrerons à l’intérieur s’il pleut ». Au moment où il pleut, à l'intérieur se trouve un fouillis de rallonges, d'invités mal informés et de quelqu'un qui passe des appels qu'ils auraient dû passer hier.

La sauvegarde qui fonctionne est celle que vous avez créée avant d’en avoir besoin.

Nommez le point de décision avant le jour

La chose la plus utile que vous puissiez faire lors de la planification d’un événement en plein air est de définir un déclencheur spécifique pour activer le plan de sauvegarde. Non pas « s'il pleut » mais « si les prévisions indiquent plus de 50 % de chances de pluie après midi, nous l'appelons avant 10 heures ». ou "si la température atteint 100°F à midi, nous déplaçons le repas à l'intérieur".

Un déclencheur nommé supprime le moment d’hésitation lorsque la météo est limite. Vous avez déjà décidé. Tout le monde le sait déjà. Le plan de sauvegarde fonctionne et personne n’a encore besoin d’avoir une conversation gênante pour savoir si la situation est suffisamment grave.

La sauvegarde que la plupart des gens oublient : le plan de communication

Lorsque la météo impose un changement, le goulot d’étranglement n’est généralement pas la logistique : il s’agit plutôt de faire passer le message assez rapidement aux bonnes personnes. Qui contacte les invités ? Par SMS, e-mail ou via la page de l'événement ? Qui a la liste complète des invités ? Y a-t-il une discussion de groupe ou parcourez-vous les contacts un par un ?

Découvrez-le avant le jour. Sachez qui est responsable de l’envoi du message et ce qu’il dit. Un message court et clair envoyé une heure avant vaut bien mieux qu’un message stressé et incomplet envoyé 15 minutes avant l’arrivée.

Solution de secours intérieure qui fonctionne réellement

Un emplacement de secours intérieur doit être confirmé avant l’événement et non supposé. Le salon d'un voisin, un centre communautaire, un pavillon couvert à proximité : quel que soit l'espace dont il s'agit, il doit savoir qu'il s'agit d'un remplaçant et accepter d'être joignable le jour même.

« Nous allons simplement entrer » échoue lorsque la maison ne peut pas accueillir tout le monde confortablement, lorsqu'il n'y a pas de système de sonorisation ni d'alimentation pour les haut-parleurs, lorsque la configuration de la nourriture ne se traduit pas des tables extérieures à l'espace de comptoir intérieur. Parcourez mentalement la version intérieure au moins une fois avant l’événement.

La fenêtre météo n'est généralement pas celle que vous pensez

Les orages de l’après-midi d’été dans de nombreuses régions du pays sont hautement prévisibles quant à leur timing. Si vous êtes en Floride en juillet, votre fenêtre extérieure est avant 15 heures. Si vous êtes dans l'ouest des montagnes, les orages électriques de l'après-midi ont tendance à frapper entre 13 heures et 16 heures. à la fin de l'été. Les prévisions pour la date de votre événement sont importantes, mais connaître votre modèle régional vous indique où construire la zone tampon.

Consultez les prévisions horaires la veille et le matin. Les prévisions journalières vous donnent une référence ; la mise à jour du matin vous indique si les conditions ont changé.

Tempêtes en particulier

La foudre met immédiatement fin aux événements en plein air, point final. Personne ne devrait se trouver dans un champ ouvert ou sous un grand arbre si vous entendez le tonnerre. « Attendre et voir » pendant la foudre est une mauvaise stratégie. Votre plan de secours en cas de risque d’orage doit supposer que le déménagement se produira plus rapidement que nécessaire, car au moment où cela semble évidemment nécessaire, vous avez déjà attendu trop longtemps.

Un pavillon couvert ou une tente aux côtés ouverts offre un abri limité contre la pluie poussée par le vent mais aucune protection contre la foudre. L’emplacement intérieur doit être accessible, et pas seulement théoriquement disponible.

Créez la sauvegarde en tant que plan parallèle, et non après coup

Si votre événement en plein air propose de la nourriture, un plan de secours qui fonctionne comprend un espace intérieur spécifique, une méthode de communication, un déclencheur sur lequel vous vous êtes engagé à l'avance et au moins une personne responsable de la logistique lorsque le changement se produit. C'est tout. Une heure de planification avant l’événement évite trois heures de chaos le jour même.

Apprenez-en davantage dans [Comment rendre une journée nuageuse intentionnelle] (/blog/cloudy-day-feel-intentional) et [Idées pour les jours de pluie] (/blog/10-indoor-activities-for-rainy-day).